De rekruteerder zoekt in het CRM naar profielen die mogelijk passen bij de studiecriteria en geeft die bellijst door aan AnswerPal.
Gratis setup bij jaarabonnementen
Meld je vandaag aan!Praktijkvoorbeeld
Telefonische pre-screening voor klinische studies
Een klinisch onderzoekscentrum vertrekt vanuit profielen die de rekruteerder in het CRM selecteert op basis van studiecriteria. AnswerPal belt deze kandidaat-deelnemers zelf op, zegt waarom het belt en vraagt eerst of het nu past. Past het niet, dan noteert AnswerPal het terugbelmoment en belt dan terug. Past het wel, dan stelt AnswerPal de screeningsvragen, vraagt gericht door en verwerkt opname, transcript en highlights naar een interne opvolgstatus met AI-inschatting voor de rekruteerder.
Het gesprek moet rustig, respectvol en niet-oordelend verlopen, zeker wanneer het over gezondheid of alcoholgebruik gaat.
Bij vragen buiten de instructies zegt AnswerPal dat dit nagevraagd moet worden. Tijdens het gesprek zegt AnswerPal niet of iemand mag deelnemen; de interne opvolgstatus bevat wel een AI-inschatting voor review door rekruteerder of arts.
Vroeger versus vandaag
Het doel is niet om het menselijke contact weg te nemen. AnswerPal neemt de outbound belronde, het eerste gestructureerde telefoongesprek, de opname, de transcriptie en de verwerking naar opvolgbare informatie over.
Vroeger
Nieuwe studie start
De rekruteerder zoekt in het CRM naar profielen die mogelijk passen bij de studiecriteria.
Bellijst afwerken
Kandidaten worden één voor één opgebeld om interesse, beschikbaarheid en basiscriteria te bespreken.
Script doorlopen
De medewerker vraagt bijvoorbeeld naar consumptiepatroon, piekdagen, medicatie en medische aandachtspunten.
Notities interpreteren
Losse notities moeten nadien worden samengevat en naast de studiecriteria gelegd.
Handmatig opvolgen
Geschikte kandidaten worden uit de notities gehaald en opnieuw opgevolgd voor een afspraak of artsbeoordeling.
Vandaag met AnswerPal
Bellijst uit CRM
De rekruteerder geeft een lijst met potentiële kandidaten door aan AnswerPal op basis van de studiecriteria.
AnswerPal belt uit
AnswerPal belt de kandidaat op, zegt waarom het belt en vraagt of het nu past. Zo niet, dan noteert het een terugbelmoment.
Gericht doorvragen
Bijvoorbeeld bij een studie rond alcoholgebruik in combinatie met een geneesmiddel vraagt AnswerPal door naar soort alcohol, hoeveelheden, alcoholeenheden, medicatie en beschikbaarheid.
Opname, transcript en highlights
Het gesprek wordt opgenomen, kan opnieuw beluisterd worden en wordt omgezet naar transcript, highlights en gestructureerde antwoorden.
Alleen toegelaten vragen
Vooraf vastgelegde vragen, bijvoorbeeld over praktische voorwaarden of vaccinatie tijdens de studie, worden beantwoord. Bij vragen buiten de instructies zegt AnswerPal dat dit nagevraagd moet worden.
Interne AI-inschatting
AnswerPal haalt de highlights en alle gegevens eruit die de rekruteerder nodig heeft en geeft intern een AI-inschatting voor opvolging.
Opvolging door rekruteerder
De rekruteerder ziet een filterbare lijst, kan de opname afspelen en beslist over verdere afspraak of artsbeoordeling.
Hoe het werkt
De workflow vertrekt van één concreet studiescript, een CRM-bellijst en duidelijke instructies. AnswerPal belt uit, noteert zo nodig het terugbelmoment en belt dan terug. Daarna voert AnswerPal het gesprek, neemt op, transcribeert en zet highlights met een interne AI-inschatting klaar die veilig kan worden nagekeken.
Studiescript en criteria
De vragen, inclusie-/exclusiecriteria en toegelaten antwoorden worden per studie vastgelegd.
Uitbellen vanuit CRM-lijst
AnswerPal belt de geselecteerde kandidaten op, checkt of het gesprek nu past en voert het gesprek in eenvoudige taal.
Relevant doorvragen
Bij onduidelijke antwoorden vraagt de AI rustig door naar wat voor de studiecriteria telt, zoals soort alcohol, alcoholeenheden, piekdagen, medicatie en beschikbaarheid.
Opname en transcriptie
Het volledige gesprek wordt opgenomen en getranscribeerd, zodat de rekruteerder de bron later kan nakijken of afspelen.
Highlights en extractie
AnswerPal haalt highlights en velden uit het gesprek, zoals terugbelmoment, consumptie-inschatting, medicatie, aandachtspunten en beschikbaarheid.
Interne AI-inschatting
De output bevat een AI-inschatting met reden, twijfelpunten en aanbevolen opvolgactie. Die inschatting is bedoeld voor rekruteerder of arts; tijdens het gesprek krijgt de kandidaat geen deelname-oordeel.
CRM of dashboard
De samenvatting kan naar een CRM zoals Zoho, of tijdelijk per studie in een dashboard met filters worden bewaard.
Menselijke controle
De rekruteerder controleert opname, transcript en velden, plant vervolgacties en escaleert medische of gevoelige vragen naar de juiste persoon.
Wat levert het op?
Bij dit type proces is betrouwbaarheid belangrijker dan blind automatiseren. De winst zit vooral in consistentie, snelheid en controleerbaarheid.
De rekruteerder ziet per studie wie mogelijk geschikt is, wie twijfel vraagt en wie later opnieuw gecontacteerd moet worden.
Elke AI-inschatting kan worden nagekeken in de highlights, het transcript of opnieuw beluisterd in de opname.
De flow kan zo worden ingesteld dat de toon past bij een zorgvuldige en warme rekrutering.
Praktische voordelen
- AnswerPal belt automatisch de kandidaten op die de rekruteerder vanuit het CRM doorgeeft.
- Als het gesprek niet past, noteert AnswerPal het terugbelmoment en pikt het later opnieuw op.
- Hetzelfde script wordt consequent doorlopen, ook bij gevoelige of complexe criteria.
- Het gesprek levert een opname, transcript, highlights en gestructureerde velden op.
- Per studie ontstaat een tijdelijke lijst die filterbaar is op opvolgstatus.
- Het CRM blijft de hoofdbron; lange transcripties kunnen apart bewaard worden met een link of referentie.
- Vooraf vastgelegde vragen kan AnswerPal beantwoorden; bij vragen buiten de instructies zegt het dat dit nagevraagd moet worden.
- Tijdens het gesprek geeft AnswerPal geen deelname-oordeel; intern kan de opvolgstatus wel een AI-inschatting bevatten voor review door rekruteerder of arts.
Waar blijft menselijke controle nodig?
AnswerPal mag geen informed consent vervangen, geen medisch advies geven en tijdens het gesprek geen oordeel geven over effectieve deelname. Het kan wel vooraf vastgelegde vragen beantwoorden. Bij vragen buiten de instructies zegt AnswerPal dat dit nagevraagd moet worden. De interne opvolgstatus mag wel een AI-inschatting bevatten, maar de beslissing blijft bij rekruteerder of arts.
Herken je dit proces?
AnswerPal vertrekt van één concreet script en maakt duidelijk welke stappen veilig kunnen worden voorbereid, welke data naar het CRM gaat en waar menselijke controle verplicht blijft.
AnswerPal: AI-gedreven oplossingen voor klantenservice die je ondersteuning en communicatie moeiteloos versterken.
Snelle links
Contact
Voor ondersteunings-, commerciële en partnervragen kunt u mailen naar [email protected]
AnswerPal
Bisschoppenhoflaan 380
2100 Antwerpen
België
+32.36416685
BE 0862.692.858