U stuurt een klant een bericht en stelt daarna een opvolgdatum in. Vervolgens komt er een out-of-office binnen. Als aan dat onderwerp een automatische sluitactie gekoppeld is, mag die uw geplande opvolging niet doorkruisen. AnswerPal beschermt het ticket daarom tegen automatisch sluiten.

Een out-of-office mag uw geplande opvolging niet afsluiten

Een accountmanager mailt bijvoorbeeld een voorstel en plant om de klant volgende week opnieuw te contacteren. Kort daarna ontvangt AnswerPal een afwezigheidsbericht. Dat wordt herkend als het onderwerp ‘Out of office’.

Uw team heeft aan dat onderwerp een actie gekoppeld die zulke tickets normaal automatisch sluit. Bij dit ticket is er echter opvolging gepland. De beveiliging houdt de automatische sluitactie tegen: het ticket wordt niet gesloten en blijft beschikbaar voor verdere behandeling.

De automatische sluitactie houdt rekening met uw opvolging

De bescherming grijpt in wanneer een geautomatiseerde actie het ticket wil sluiten. AnswerPal houdt daarbij rekening met de ingestelde opvolging, ook als het binnenkomende bericht ervoor zorgt dat de opvolgdatum uit het actieve datumveld verdwijnt. Zo gaat de bedoeling om de klant later opnieuw te contacteren niet verloren.

Dit is vooral nuttig wanneer u onderwerpen zoals afwezigheidsberichten automatisch laat afhandelen. Die werkwijze kan blijven bestaan, terwijl tickets waarvoor u opvolging hebt gepland beschermd worden tegen de automatische sluitactie.

Plan de volgende stap op het ticket

Na het versturen van uw bericht stelt u de gewenste opvolgdatum in via het kalendericoon bij het ticket.

Uw team kan het ticket vervolgens verder behandelen en bewust sluiten zodra de vraag is afgehandeld. De beveiliging voorkomt dat een automatische close-actie die beslissing voortijdig neemt.