Een klant noemt zijn naam, geeft een adres door of verwijst naar een gemeente. Uw medewerker begrijpt wie of welke locatie bedoeld wordt, maar in de uitgeschreven opname kan een andere schrijfwijze terechtkomen. Net die gegevens zijn belangrijk om het gesprek correct op te volgen.
Met een woordenlijst geeft u AnswerPal extra context bij het uitschrijven van audio-opnames. U neemt daarin de correcte schrijfwijze op van eigennamen, adressen, gemeenten en vaktermen die in uw gesprekken voorkomen. Zo helpt u de transcriptie om die woorden te herkennen.
Namen en locaties in hun juiste schrijfwijze
Denk aan een vastgoedkantoor dat vaak gesprekken voert over woningen in dezelfde regio. Het kan een document aanmaken met namen van contactpersonen, straatnamen en gemeenten. Een voorbeeldlijst ziet er zo uit:
- Lotte Van den Broeck
- Karel Oomsstraat
- Sint-Katelijne-Waver
- ‘s-Gravenwezel
Een lijst of tabel met de juiste schrijfwijze volstaat. U hoeft er niet bij te zetten hoe elk woord wordt uitgesproken. Ook bedrijfsnamen, productnamen en vaktermen kunnen in hetzelfde document worden opgenomen.
Gebruik de namen en locaties die voor uw organisatie relevant zijn. Dat mag ook een uitgebreidere lijst zijn, bijvoorbeeld met de gemeenten en straten in uw werkgebied.
Het document koppelen aan transcriptie
U beheert de woordenlijst als een gewoon tekstdocument in AnswerPal. Via OnTranscribe koppelt u dat document aan het uitschrijven van opnames. AnswerPal gebruikt de gekoppelde woordenlijst dan als extra herkenningscontext.
- Maak onder Settings > Documents een tekstdocument met een duidelijke naam, bijvoorbeeld Namen en locaties — ons werkgebied.
- Ga naar Settings > Events. Op de pagina Hooks (Events) kiest u bij OnTranscribe voor Documents.
- Selecteer uw woordenlijst en kies onder Channels voor welke kanalen ze geldt: één kanaal, een kanaaltype of All Channels voor de hele organisatie.
- Klik op Add om de koppeling toe te voegen. Controleer daarna met een nieuwe opname of de woordenlijst past bij uw gesprekken.
Wilt u de woordenlijst ook gebruiken bij een audio-upload zonder gekoppeld kanaal? Kies dan een koppeling voor de hele organisatie via All Channels. Alleen de organisatiebrede documenten worden bij zo’n upload gebruikt.
Voor telefoonopnames, audiobijlagen en uploads
De woordenlijst kan helpen bij het uitschrijven van een volledige telefoonopname na afloop van het gesprek, audiobijlagen bij e-mail en WhatsApp, en bestanden die u via de audiotranscriptie uploadt. Ook een korte audiobijlage kan ervan gebruikmaken.
De woordenlijst wordt gebruikt wanneer de opname wordt uitgeschreven. Een aanpassing aan de lijst wordt bij een volgende transcriptieopdracht meegenomen.
Controleer het resultaat met uw eigen opnames
Begin met enkele representatieve opnames en vergelijk de uitgeschreven tekst met de audio. Kijk vooral naar de namen, adressen en gemeenten die voor uw opvolging belangrijk zijn. Zo ontdekt u welke termen nog aan de lijst toegevoegd moeten worden en of de gebruikte schrijfwijzen bij uw werking passen.
Er is een technische grens aan de hoeveelheid tekst die het transcriptiemodel kan meenemen. Wordt die overschreden, dan verschijnt een Transcription notice en wordt de opname zonder de woordenlijst uitgeschreven. U kunt de lijst dan aanpassen voor volgende opnames.
Begin met de woorden die het verschil maken
Verzamel de namen, adressen, gemeenten en vaktermen die in uw transcripties geregeld verkeerd worden geschreven. Houd het document actueel wanneer er nieuwe contactpersonen, locaties of producten bijkomen.
Wilt u dit voor uw organisatie voorbereiden? Neem contact op met AnswerPal. We helpen u met de juiste documentkoppeling en een geschikte praktijktest met uw opnames.
