Meer klantvragen, langere telefoongesprekken of een drukke periode: het gebruik van AnswerPal kan van maand tot maand verschillen. Met budgetbewaking ziet u hoeveel van uw verbruiksbudget al gebruikt is. Uw beheerder krijgt een waarschuwing wanneer een belangrijke drempel bereikt wordt, zodat u tijdig kunt bekijken of het budget nog bij uw werking past.

De lopende periode in één overzicht

Onder Reports > Costs staat boven het kostenrapport een overzicht van de lopende contractperiode. U ziet het periodebudget, het geregistreerde verbruik, het resterende budget en het gebruikte percentage. Is het budget overschreden, dan verschijnt het overschreden bedrag. Een verbruiksbalk maakt de verhouding meteen zichtbaar.

De begin- en einddatum staan erbij, zodat duidelijk is over welke periode het gaat. Ook wanneer u in het historische rapport een andere maand bekijkt, blijft het budgetoverzicht de huidige contractperiode tonen. U kunt dus terugkijken én de actuele budgetstand in beeld houden.

Voorbeeld: extra vragen in een drukke maand

Een servicebedrijf krijgt tijdens een drukke maand meer telefonische vragen dan gewoonlijk. De verantwoordelijke krijgt een waarschuwing en ziet dat 82% van het maandbudget gebruikt is. Via de melding opent die het kostenrapport en bekijkt hoe het geregistreerde verbruik zich over de afgelopen dagen ontwikkeld heeft.

Dat is een nuttig moment om de verwachte drukte voor de rest van de maand te bespreken. Past deze piek bij een tijdelijke situatie, of groeit het gebruik structureel? Het budgetoverzicht geeft het team een concrete basis voor dat gesprek, zonder dat iemand eerst afzonderlijke bedragen moet verzamelen.

Waarschuwingen op de juiste momenten

AnswerPal bewaakt drie drempels: 80%, 90% en 100% van het periodebudget. Actieve beheerders met een e-mailadres ontvangen een waarschuwingsmail. Medewerkers met toegang tot de rapporten zien vanaf 80% ook een melding bovenaan de applicatie, met een link naar het kostenrapport.

Springt het verbruik bij een dagelijkse verwerking meteen over meerdere drempels, dan wordt alleen de hoogste actuele waarschuwing verstuurd. De beheerder krijgt zo de melding die bij de huidige situatie past.

Een opgebruikt verbruiksbudget stopt uw dienstverlening niet: AI-antwoorden, telefonie en andere diensten blijven doorlopen. De waarschuwing veroorzaakt evenmin automatisch een bijfacturatie. Ze helpt u om het verbruik op te volgen en de passende vervolgstap te bepalen.

Weten hoe actueel de cijfers zijn

Het overzicht volgt de dagelijks geregistreerde kosten. U ziet tot welke datum de gegevens geladen zijn. Wanneer nog gegevens ontbreken of de gegevens verouderd zijn, meldt AnswerPal dat uitdrukkelijk. Een resterend budget wordt dan als voorlopig aangeduid.

Zo blijft zichtbaar of u naar een volledig overzicht kijkt of naar een stand die nog kan wijzigen. Nieuwe gesprekken en berichten kunnen al verbruik veroorzaken voordat de volgende dagelijkse verwerking in het overzicht verschijnt.

Een budget dat bij uw contractperiode hoort

Bij een maandcontract volgt het budget de kalendermaand. Voor een ingesteld jaarcontract geldt één budget voor het contractjaar: twaalf keer het maandbudget, vrij te verdelen over die twaalf maanden. Een drukkere maand hoeft daardoor niet meteen het beschikbare jaarbudget op te gebruiken. Bij een nieuwe contractperiode begint het budget opnieuw; ongebruikt budget wordt niet overgedragen.

Wilt u bekijken welk verbruiksbudget bij uw werking past? Neem contact op met AnswerPal. We helpen u graag om uw gebruik en de ingestelde contractperiode te bekijken.